- هر چه میکنم ، کارهای عقب مانده تمام نمی شود ؟
-گاهی اوقات انجام بعضی از امور فراموش می شود ؟
-گاهی تاخیر در انجام یک کار آنقدر زیاد می شود که موضوعیت خود را از دست می دهد و یا تبدیل به بحران می شود ؟
-از دید خودم (و یا کارفرما) شخص (کارمند) سهل انگاری هستم ؟
اگر برای یکی از سوالات بالا ، جواب بله داده اید لطفا مقاله زیر را بخوانید .
اگر جوابتان به تمام سوالات خیر است لطفا اطلاعاتتان را در اختیار من بگذارید .
راه حل ساده است و بارها به آن اشاره شده ، اما شاید (امیدوارم) باز کردن این راه حل و شرح آن باز هم کمک کننده باشد .
اگر چه ابزارها مهم هستند ولی مهمتر از آن نحوه بکار گیری آن ابزار ها هستند .
تمام ابزار نقاشی را به من بدهید و یک سری دیگر را به یک استاد مثلا پیکاسو یا کمال الملک خودمان ،ابزار یکسان ولی نتیجه کار متفاوت خواهد بود .
بنابر این یکبار دیگر تکرار کنم ، دانستن و داشتن ابزار اگر چه مهم است ولی مهمتر از نحوه به کار گیری آنها نیست .
ابزاری که معرفی خواهم کرد ، و دیگران هم معرفی کرده اند ، شاید آنقدر ساده باشد که از به کار گیری آن چشم پوشی کنید ، ولی تمرین در نحوه استفاده از آن شما را به فردی منظم ، کارمندی قابل تحسین و مدیری کار آمد تبدیل می کند .
ماتریس زمان :
ماتریس زمان متشکل از چهار مربع می باشد که در ذیل نمونه ای از آنها آورده شده است.
|
فوری و مهم :
1)
2)
3)
|
فوری و غیر مهم :
1)
2)
3)
|
|
غیر فوری و مهم :
1)
2)
3)
|
غیر فوری و غیر مهم :
1)
2)
3)
|
|
فوری و مهم
|
فوری و غیر مهم
|
|
1)
2)
3)
|
1)
2)
3)
|
|
غیر فوری و مهم
|
غیر فوری و غیر مهم
|
|
1)
2)
3)
|
1)
2)
3)
|
|
فوری و مهم :
1)
2)
3)
|
فوری و غیر مهم :
1)
2)
3)
|
|
غیر فوری و مهم :
1)
2)
3)
|
غیر فوری و غیر مهم :
1)
2)
3)
|
جزئیات دیگر را خودتان اضافه کنید ، اگر دوست دارید آن را رنگ آمیزی کنید ، طراحی کنید ، و یا هر هنر دیگری دارید روی آن پیاده کنید.
در این خانه اموری از قبیل موارد زیر جا می گیرند:
الف)غیر قابل پیشبینی باشند .مثلا مدیرتان از شما می‌خواهد کاری را انجام داده و فورا به او گزارش دهید . مسئول نگهداری قطعات هستید و با این حال که نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه PM را رعایت کرده‌اید ، یکی از دستگاه‌ها دچار نقص می گردد و ...
ب)از خانه‌های دیگر به این خانه کوچ کرده باشند .باجدیت این نوع نحوه ورود به خانه اول را حذف کنید ، اگر وظیفه‌ی مهم و غیر فوری را آنچنان به تاخیر انداخته باشید که برای انجام آن فوریت حاصل می‌گردد ، آن وظیفه از خانه‌های مجاور وارد این خانه می‌شود .
خط قرمز برنامه‌ریزی و ماتریکس زمان همین است ،اگر وظیفه‌ای از خانه‌های دیگر به خانه یک کوچ کرد حتما خود را تنبیه کنید .
خانه 2-فوری و غیر مهم :
امور غیر قابل پیش بینی که برای رسیدن شما و شرکتتان به هدف‌های از پیش تعیین شده بی‌اهمیت هستند .مثلا همکارتان از شما درخواست کمک فوری می‌کند ،واحدی از شما تقاضای همفکری دارد ، تماس‌های غیرضروری که از شما می‌خواهند وظیفه‌ای را انجام دهید و ...
منشا اصلی وقفه‌ها را در این خانه بیابید ، تقاضای آنها را رد کنید ، به دیگران محول کنید مثلا منشی شرکت و .... هر کاری می‌توانید انجام دهید تا این خانه خالی باشد ، اگر چه برای حفظ رابطه با همکاران و تعامل می توانید گاهی در آن چیزی بنویسید .
خانه 3 – غیر فوری و مهم :
این خانه مورد علاقه‌تان باشد ، وظایفتان را در این خانه لیست و در همین خانه به اتمام برسانید.
این خانه مختص فعالیت‌هایی است که شما را به هدفتان می‌رساند ،فعالیت‌هایی که از قبل برنامه‌ریزی شده‌اند و زمان کافی برای انجام دادن آنها دارید .
هرگز نگذارید وظیفه‌ای از این خانه به خانه 1 کوچ کند ، هرگز.
اگر اهل رنگ آمیزی هستید ، سبز مناسب‌ترین رنگ برای این خانه است .
خانه 4 –غیر فوری و غیر مهم :
اموری که می‌توان آنها را نادیده گرفت ، کارهایی که دیگران از شما می‌خواهند ولی با توجه به هدف شما و شرکت دارای اهمیت نیستند .اسم این خانه را حواس پرتی و یا امثالهم بگذارید .
مطمئن باشید با استفاده از این ماتریکس در مدت کوتاهی این حواس پرتی‌ها به کلی از بین خواهند رفت ، برای نوشتن وظیفه‌ای در این خانه خسیس باشید .
چند نکته :
1)برای شروع این ماتریکس نیاز به لیست کردن وظایفتان دارید ، هر چه کامل‌تر بهتر .
برای حاضر کردن خوراک اولیه جدولتان زمان کافی بگذارید ، سپس وظایفتان را دسته‌بندی کنید به آنها امتیاز بدهید ، از نظر مهم بودن یا نبودن ، فوری بودن یا نبودن چینش کنید و بعد آنها را در جدولتان لیست کنید . شاید ابتدای کار جدولتان کمی چاق و پر باشد ولی حداکثر یک هفته بعد جدولی متناسب خواهید داشت .
2)یک سررسید داشته باشید و در نیمه بالایی آن این جدول را رسم کنید، هر روز یک جدول داشته باشد. اگر چه می توانید برای هر هفته یک جدول رسم کنید و ... نظر خودتان مهم‌ترین نظر در این مورد است . سایر مطالب و یادداشت‌ها و ... را زیر همین ماتریکس در سررسیدتان بنویسید .
اکیدا از برگه‌ای جدای سر رسیدتان استفاده نفرمایید .
3)مکتوب بودن را تمرین کنید و خیلی زود معجزات آن را ببینید .
4)اگر دوست داشتید این کارها را انجام دهید :
- دزدان زمان‌تان را شناسایی کنید.
- جدولتان را طبق میل و سلیقه خودتان طراحی کنید.
- وظایفتان را همزمان انجام ندهید.
- ماهانه جداولتان را تجزیه و تحلیل کنید و نتایج را بدست آورید.
- در مورد مهم بودن یا نبودن وظیفه‌ها مطالعه کنید.
- دیگران را با این جدول آشنا کنید.
رسول حسن پور - مدیر فروش شرکت فن آوران شیمی تجزیه