مهارت‌های نرم مدیریتی‌تان را تقویت کنید

از این مهارتهای نرم میتوان به مواردی همچون مهارتهای بین فردی، مهارتهای ارتباطی، مهارت در مذاکره و الهام بخشی اشاره کرد که بدون آنها مدیران دارای بالاترین حد مهارتهای فنی نیز کاری از پیش نخواهند برد. در بخش اول این مطلب به هشت مورد از شانزده مورد مهارتهای نرم و تاثیرگذاری که در اغلب مدیران برجسته و مشهور امروز وجود دارند، اشاره شده است.

1) مهارت گوش کردن

بهترین ارتباط برقرارکنندگان کسانی هستند که به دقت و بهطور کامل به سخنان و اظهار نظرهای دیگران گوش میدهند. این هنر یک مدیر است که به کارکنانش گوش کند تا از افکار و همچنین قابلیتهای آنان آگاهی یابد و پس از آن او قادر خواهد بود از پتانسیلهای آنها نهایت استفاده را ببرد.

پند مدیریتی: توجه کامل خود را به گفتههای کسی که در حال صحبت با شماست معطوف کنید و در صورت امکان از صحبتهای او یادداشت برداری کنید و نسبت به گفتههایش واکنش نشان دهید.

2) مهارت ارتباط برقرار کردن

توانایی برقراری ارتباط مستمر و نزدیک با کارکنان، به شکل بخشیدن به یک پیوند نزدیک و سازنده بین مدیر و کارکنان کمک میکند و در سایه وجود همین پیوند است که انجام هر کاری ممکن و میسر میشود.

پند مدیریتی: با علاقه تمام با افرادتان ارتباط برقرار کنید و در این مسیر از نشان دادن اشتیاق، اعتماد و پشتیبانی خود به افرادتان دریغ نکنید. استفاده از عباراتی همچون «عالیه» یا «فوقالعاده است» و «حتما» در این میان بسیار سازنده خواهد بود.

3) مهارت ارتباط غیرکلامی

زبان بدن یک مدیر میتواند بسیار مهمتر و تاثیرگذارتر از سخنان او بر کارکنان عمل کند. تحقیقات دانشمندان نشان داده میزان تاثیرگذاری کلماتی که یک فرد در مکالمهاش با فردی دیگر استفاده میکند، بر تفسیر او حداکثر 7 درصد است، درحالیکه این تاثیرگذاری در مورد زبان بدن بیش از 55 درصد است.

پند مدیریتی: وقتی با کارکنانتان صحبت میکنید حتما با آنها تماس چشمی داشته باشید و از نگاه کردن به اطراف خودداری کنید. در ضمن از انجام کارهایی مانند کلنجار رفتن با دکمه لباس یا جواهرات یا جابهجا کردن اشیای اطرافتان که حاکی از بیتوجهی شما به طرف مقابل است خودداری کنید.

4) مهارت دادن خبر بد

هیچکس دوست ندارد حامل خبر بد و ناگواری برای دیگران باشد. با این همه خبرهای بد بخشی گریزناپذیر از دنیای کسب و کار و همه مشاغل به حساب میآیند. توانایی در اعلام خبرهای بد با ایجاد کمترین حد پیامدهای منفی از جمله تواناییهایی است که مدیران بزرگ را از مدیران معمولی متمایز میسازد.

پند مدیریتی: خبرهای بد را به صورت رو در رو و حضوری اعلام کنید و تا آنجا که ممکن است در انجام این کار با صداقت تمام عمل کنید و از طفره رفتن و پرداختن به حاشیهها بپرهیزید. در ضمن بعد از اعلام خبر بد به کارکنان این فرصت را بدهید تا در مورد عقاید و پیشنهادهایشان در قبال آن خبر بد اظهار نظر کنند.

5) مهارت نه گفتن

برای بسیاری از مدیران گفتن نه به برخی خواستهها و پیشنهادها کاری سخت و نامطلوب است درحالیکه اگر مطمئن هستید پیشنهاد یا ایده مطرح شده به هیچ عنوان به درد نمیخورد و شما را به بیراهه میبرد باید با قاطعیت به آن نه بگویید.

پند مدیریتی: هنگامی که میخواهید به یک ایده یا پیشنهاد مطرح شده از سوی کارکنان تان نه بگویید پس از بیان کلمه نه حتما برای آنها توضیح دهید که چرا با ایده آنها مخالفید و گفتوگوی خود با آنها را با بیان چند جمله مثبت و امیدوارکننده به پایان برسانید تا از رنجیده شدن کارکنان از شما جلوگیری کنید.

6)مهارت چانهزنی

همه مدیران در طی روزهای کاری شان بهطور مداوم در حال مذاکره و چانه زدن با دیگران اعم از مشتریان، شرکا، کارکنان و رقبا هستند. توجه کامل آنها به ظرافتها و ریزه کاریهای مذاکره و چانهزنی میتواند نقش بسزایی در دستیابی آنها و سازمانهای تحت رهبری شان به اهداف مد نظرشان داشته باشد.

پند مدیریتی: به موقعیتها و شرایط از دید طرف مقابل بنگرید و از داشتن نگاه یک سویه و افراطی به قضیه خودداری کنید.

7) مهارت برقراری رابطه صمیمانه با کارکنان و همکاران

یک مدیر برای موفق شدن در کارش به شدت به برقراری رابطهای صمیمانه و نزدیک با کارکنان و همکارانش نیاز دارد و از این طریق است که میتواند به ایجاد یک محیط کاری همسو و مولد کمک کند.

پند مدیریتی: همیشه سعی کنید در زمان صحبت با کارکنان اسم آنها را بر زبان بیاورید، چرا که هر کارمندی دوست دارد مدیرش او را به اسم صدا کند. علاوهبر این، همیشه خود را نسبت به کسب اطلاع از وضعیت زندگی و اعضای خانواده کارکنان و همچنین همکارانتان مشتاق و علاقه مند نشان دهید و به آنها ثابت کنید که مسائل زندگی آنها برای تان مهم است.

8) مهارت نقد کردن دیگران

همه مدیران در موقعیتهایی قرار میگیرند که باید نسبت به نقد و تذکر دادن به کارکنانشان در قبال عملکرد ناکارآمدشان اقدام کنند. با این همه نحوه برخورد مدیران با این قضیه و به حداقل رساندن پیامدهای منفی این نقد و تذکر از جمله موارد متمایزکننده مدیران بزرگ و موفق از مدیران معمولی به حساب میآید. یک مدیر میتواند تندترین نقدها را از عملکرد یک کارمند یا کارگر بیان کند بدون اینکه او را آزرده خاطر سازد و گفتههای او تلنگری باشد برای تغییر جهت حرکت آن فرد به سمت عملکرد مثبت و سازنده.

پند مدیریتی: همیشه انتقادها و تذکراتتان به یک کارمند را بهصورت خصوصی و فقط با حضور خود او بیان کنید و از انجام این کار در برابر دیگران خودداری کنید. علاوهبر این، از خطاب کردن فرد با انگشت و تهدید ضمنی او جدا خودداری کنید و حتما بعد از هر انتقادی، راه حل جایگزین و پیشنهاد سازندهای را بیان کنید تا به طرف مقابل فرصت اصلاح و رفع نواقص را بدهید.