چگونه مهارت‌های شنیداری کارمندان را بهبود ببخشیم

چه همکارانتان در صحبتهای شما خلل ایجاد کنند یا اینکه همیشه منتظر نوبت خودشان برای صحبت باشند، تاثیر آن یکسان است: احساس میکنید شنیده نمیشوید و احتمال سوءتفاهمها و اشتباهات بالا میرود. آیا تاکتیکهایی وجود دارند که بتوانید برای تشویق همکارانتان استفاده کنید؟ تاکتیکهایی که آنها را تشویق به گوش دادن بهتر میکند؟ آیا باید در مورد مهارتهای ضعیف شنیداری آنها با آنها صحبت کنید؟ بهترین راه برای ارسال پیام چیست؟

آنچه کارشناسان میگویند

«تعامل با همکارانی که گوش شنوایی ندارند هم سخت و هم ناامیدکننده است.» این را سابینا ناواز، یک مدیر ارشد اجرایی جهانی میگوید. او میگوید «وقتی کسی در مقابل شما حضور کامل ندارد، این امر از کیفیت آنچه میگویید میکاهد.»به عنوان مثال، این تجربه ممکن است موجب شود تا شما رشته افکارتان را از دست بدهید یا مانع گفتن آن چیزی شود که برای آن برنامهریزی کرده بودید. ممکن است با خود فکر کنید چرا این اتفاق میافتد. شاید به این نتیجه برسید که «همکارم بسیار فرد گستاخی است.» طبق گفتههای کریستین ریوردان، رئیس دانشگاه آدلفی و مربی رهبری سازمانی «مشکلات بالقوه به سوءتفاهمها و احساس رنجش محدود نمیشوند.» همکاری که به حرف شما گوش نمیدهد میتواند پیامدهای منفی بسیار زیادی از دیدگاه عملکردی به وجودآورد؛ اغلب اشتباهات بسیار زیادی وجود دارند؛ چراکه پروژهها بهطور صحیح اجرا نمیشوند. بنابراین حل این مساله الزامی است. در اینجا چند استراتژی برای کار با همکارانی که به نظر میرسد هرگز به حرف شما گوش نمیدهند ارائه شده است.

شیوههای کاری را در نظر بگیرید

ممکن است برخی از همکاران شما فراموشکار باشند؛ کسانی که قادر به تمرکز توجه خود نیستند یا شاید آنها بیشتر افراد بصری باشند که دستورالعملهای شفاهی را به سختی پردازش میکنند. ریوردان میگوید «برخی افراد بصری و برخی کلامی هستند.» توصیه او این است که از همکارتان بپرسید که ترجیح میدهد اطلاعات را چگونه دریافت کند.» بگویید: آیا باید یک گفتوگو داشته باشیم یا اینکه ترجیح میدهید همه چیز به صورت نوشتاری باشد؟سعی کنید «منعطف» و یک شریک گفتوگوی فهمیده باشید. ناواز میگوید «باید از زمان همکارتان به صورت شایسته استفاده کنید.»

در رفتار خود منعکس کنید

به گفته ریوردان تحمل همکاری که یک شنونده بد است اغلب موجب میشود تا در آینه نگاه کنید و از خودتان بپرسید که آیا خودتان یک شنونده خوب هستید یا خیر. او میافزاید: «الگوهای بد به اندازه الگوهای خوب آموزنده هستند.» به عنوان بخشی از این بررسی انگیزهها و احساسات، عاقلانه است در مورد نحوه برخورد با مکالمات حرفهای و آنچه میتوانید برای بهبود انجام دهید، عمیقا بیندیشید. «شاید شما یک سخنران بد هستید، شاید شنونده خود را با اعداد دستپاچه میکنید، شاید نیاز است تا داستانهای بیشتری بگویید.» وقت خود را برای دریافت برخی دادهها از سبک ارتباطی خودتان بگذارید تا بتوانید رفتار موردنظر خود را مدلسازی کنید.

همدلی خود را نشان دهید

به گفته ریوردان یک روش برای تشویق همکارانتان برای گوش دادن بهتر تمرین «گوش دادن همدلانه» است. واقعا تلاش کنید تا دیدگاه فرد دیگر را درک کنید. پیشنهاد ناواز «یادداشت برداشتن» حین صحبت همکارتان است؛ تنها یک یا دو کلمه برای یادآوری کفایت خواهد کرد. «سپس وقتی یک مکث طبیعی در گفتوگو وجود دارد، نکات اصلی همکارتان را تصدیق کرده و در عین حال تفکرات خودتان را وارد مکالمه کنید.»

دامنه پیامتان را برجسته کنید

تاکید بر اهمیت پیامتان میتواند مثمرثمر باشد. پیشنهاد ریوردان، پیش از حتی شروع یک مکالمه، گفتن چیزی مانند این است: «من حرف واقعا مهمی دارم تا با شما در مورد آن صحبت کنم و به کمک شما نیاز دارم.» این کار سیگنالی به سوی همکارانتان میفرستد که آنها باید توجه خود را به شما بدهند. او میگوید «این امر باید آگاهی آنها را برای با دقت بیشتر گوش دادن به شما تقویت کند.» پیشنهاد ریوردان تاکید بر دیدگاهتان چندین بار و در چندین روش است. در مورد آنچه انجام میدهید آزاد و صریح باشید. بگویید «میخواهم این موضوع را تکرار کنم، چراکه میخواهم مطمئن شوم این مساله بهطور کامل درک شده است.» سپس باید این جمله را دنبال کنید «آیا منطقی است؟» به این ترتیب میتوانید اطمینان یابید که آنچه گفتهاید درک شده است.

پاسخگو باشید

ناواز معتقد است که «پاسخگو» نگه داشتن همکارتان برای گوش دادن مهم است. بهعنوان مثال وقتی با یک رئیس حواسپرت صحبت میکنید، پیشنهاد او این است که به مدیرتان اجازه دهید بداند که مسوول است و با پایان مکالمه باید یک نتیجه ارائه دهد. مثلا ممکن است بگویید: «من سه استراتژی ممکن دارم که میخواهم در مورد آنها با شما صحبت کنم. در پایان به دنبال شما هستم تا در مورد یکی از آنها تصمیم بگیرم.»ریوردان میگوید: «در مورد اولویتهای خود صریح باشید.» «اگر با همکاری مواجه هستید که زمینه فراموشکاری مکالمات خاص را دارد، باید خط زمانی برای تحکیم انتظارات خود در ذهن کارمندتان ایجاد کنید. بگویید: «این وظیفه برای این پروژه مهم و ضروری است. آیا تاریخی برای اتمام آن در نظر دارید؟»

نگرانی خود را نشان دهید

گوشزد کردن رفتار بد همکارتان میتواند استرسزا باشد. اما اگر از دیدگاه همدلی و دلسوزی وارد شوید، این کار شدنی است. ممکن است چیزی شبیه این را بگویید: «به نظر میرسد کار و مشکلات بسیاری دارید که به توجه شما نیاز دارد. آیا میتوانم برای کاهش حجم کار شما کمکی کنم؟ و به این ترتیب زمانی که با هم صحبت میکنیم شما بهطور کامل حضور داشته باشید؟» البته پیشنهاد شما باید خالصانه باشد. در غیر این صورت ممکن است رفتاری منفعلانه به نظر بیاید. نسبت به حواسپرتیهای دفتر کارتان صبور باشید. اگر تلفن همکارتان مدام زنگ میزند و میبینید که حواس او پرت شده است، از حرف زدن دست بردارید و بگویید: آیا نمیخواهید تلفنتان را چک کنید؟ شاید پاسخ او این باشد «نه تلفن را خاموش خواهم کرد.» یا شاید این باشد «بله منتظر یک تماس مهم هستم. میتوانیم بعدا صحبت کنیم؟»

مستقیما مشکل را شناسایی کنید

اگر مقصر همکار نزدیکتان یا رئیسی است که ارتباط قوی با او دارید، به آنها بگویید که به آنچه افراد باید بگویند گوش نمیدهند. ریوردان میگوید:«مثالی ذکر کنید که در آن همکارتان گوش نمیدهد و این کار او پیامدهای منفی برای تیم دارد.» اما با احتیاط گام بردارید.

یک قرارداد اجتماعی پیشنهاد دهید

گزینه دیگر در صورت استمرار این مشکل این است که یک «قرارداد اجتماعی» ارائه دهید که پارامترهایی در مورد «نحوه تعامل اعضای تیمتان با یکدیگر» وضع میکند. با این قرارداد در سطح تیمی، یک فرد خاص را مورد خطاب قرار نمیدهید بلکه به عنوان یک گروه توافق ایجاد میکنید.این قرارداد- که باید بهطور منظم آپدیت شود- تصریح میکند که همکاران نباید گفتوگو را یکطرفه کنند و باید به همه فرصتی برای اظهارنظر داده شود. این قراردادها در محیط کار به بهترین شکل عمل میکنند و فرهنگی نسبتا قوی و حمایتی ایجاد خواهند کرد.